书 | 吃颗“番茄”就能做时间管理

原载于公众号 误入理工科的疯子    2019-03-27
读书笔记

之前看了《奇特的一生》,柳比歇夫那种对时间极致管理的方式让我望而却步,还好时代在发展,科技在进步,方法论也不例外,所以这个时代的我们显得尤为幸运,比如最近,我又学习了一个叫做番茄工作法的方式。

其实我对番茄工作法早有耳闻,并且还按照自己粗略的理解做过简单的实践,不过几次演练之后,按照我三分钟热度的规律,很快就被我抛之脑后了。

不过最近准备好好学一下时间管理并付诸实践,兜兜转转一圈,又从书单里拿出这本《番茄工作法图解,简单易行的时间管理方法》,看看真正的番茄工作法到底该是怎么样的。

在之前的固有印象里,我对番茄工作法的定义是,每次花25分钟去专注做一件事

毋庸置疑,这一句话是番茄工作法的核心,但如果所有内容只有如此简短一句话,连写一篇文章的够呛,这里却明明有整整一本书在讲它。


事情是从公交车上开始的,作者每天到公司都需要乘坐同一趟公交车去办公,车程大约25分钟,所以他就将这段时间固定用来读一些工作相关的实用书籍,一段时间下来,作者惊奇的发现每天的这25分钟,竟然惊人的高效。

弗拉西斯科·西里洛也是一个备受自己效率低下折磨的家伙,终于下定决定逼迫自己要静下心来学习一会儿,却偶然发现一个25分钟的闹钟竟然可以让自己高效且集中,从而发现创立了番茄工作法


所以,至少对于这本书的作者和番茄工作法的创建者而言,这种方法是行之有效的,那么,真正的番茄工作法除了那25分钟之外,还包含什么内容呢。

基本原则

番茄工作法的每个工作时段为25分钟,这25分钟心无旁骛的做一个任务,称之为吃掉一个番茄,每个番茄之间有5分钟的短休息,每完成三个番茄需要进行一次长休息。

工具和步骤

在开始前,先准备番茄工作法必要的工具,即一支笔,一枚定时器,三张纸。

简单易用的工具往往更能够让一切容易运行,反之如果采用软件等方式会使一切变得复杂而繁琐。

其中三张纸各有用途:

  • 今日待办

    列出今日日期和打算在今日进行的活动

  • 活动清单

    最近要进行的活动,可以新增活动和划掉已完成的活动,这张纸可以延续使用多日

  • 记录表格

    记录所采样的流程指标,以便改进

番茄工作法的核心为PDCA循环,即计划(Plan)、执行(Do)、评估(Check)和应用(Act)四个步骤。

早晨是一天计划阶段,花五分钟做出自己的今日计划清单,然后从中选出一个任务,开启番茄钟,执行

一天结束前需要做三件事:记录、处理和可视化,定期分析评估自己每天任务的完成情况,从而作出调整,将可视化数据应用起来。

番茄钟守则

不要再番茄钟进行中切换到另一项活动

番茄钟具有原子性,一个番茄钟是不可拆分的,所以不存在0.5个番茄钟之类存在小数点的说法。

如果当前工作已经完成,则使用剩下的时间“过度学习”,要想精通于某个领域,必须进行过度学习,《刻意练习》中的练习时长和成就的比例就能很好的证明这一点。

在一个番茄钟里不允许思考上一个或者下一个番茄钟的内容

将时间单位抽象为番茄钟,在每个番茄钟里尽可能的将事情做好,然后到一日终了,只需要跟踪自己每天完成的番茄钟个数就好。

一旦钟声响起,立即休息

番茄钟的休息原则是,每个番茄钟之间有五分钟的短休息时间,每隔三个番茄钟需要有一个长休息。

如果休息时间过长,就会失去节奏,进入状态的时间就会变长,反之休息时间果断或者没有休息,工作质量就会下降。

在休息时间,不应该去处理杂事或者想某一个番茄钟的内容,而应该给予自己真正的休息,比如离开座位走几步,或者闭目养神放空自己。

预估

上面已经将所有的任务罗列到了三张纸上,这上面的所有任务,在开始前,都需要对所需的番茄钟进行预估,预估原则:

  1. 和上面相同,番茄钟是原子性的,所以不能使用小数
  2. 如果一项活动太过复杂,预估超过7个番茄钟完成,需要进行拆分,因为活动越大,预估就会越不准

然后在列举今日待办时,需以预估为基础,作每日计划,所有任务的预估时间总和,不能超过自己一天能完成番茄钟个数。

在事情完成或预时间估结束时,一般会有三种情况发生。

  • 预估时间用完任务刚好做完 (最理想的情况)
  • 任务完成时预估时间还有剩余
  • 预估时间耗尽任务却还没完成

对于前两种情况,直接在任务后打勾即可,第二种情况下的预估不准确,需要在后面预估时适当的调整。

但对于第三种情况,则需要进行二次预估,二次预估时间用完,还没有完成对应活动,这需要三次预估,一个任务最多进行三次预估,如果三次预估都还没完成一件事情,就需要及时止损,反思是不是任务太过复杂,应该被拆开。

任务越复杂,预估也就会越不准

中断的原因与对抗

  • 内部中断:由自己造成,去做专注活动以外的事情

对抗:给自己制定规则,一旦番茄钟启动就要走到响铃,遇到脑中出现的各种可能的中断,接受并记录下来,然后继续当前任务,避免真的被打断。

作为初学者,最开始会发现自己一天完成不了几个番茄钟,这时千万不要为了完成番茄钟而故意作弊忽略其中的中断,因为这里所产生的所有跟踪数据都有助于后面的自我改进和流程改进,作弊的方式会让数据失实,并给予自己错觉,这时,可以先缩短番茄钟,然后再慢慢调整。

  • 外部中断:别人造成,可能别人问你问题或者来和你闲聊,也可能是电话微信等各种其他方式

一般来说,外部中断具有互动性。

比如同事过来闲聊,或者电子邮件和即时通讯里响起的消息,这时,要善于和外部中断对抗,保护番茄钟。

要注意的是,不是所有的外部中断都可以拒绝。

所以,在遇到外部中断时,首先需要区分外部中断的类型,分辨出那些需要作废番茄钟立刻去做的事情,就果断去做,对于其他事情,采用“告知->协商->计划->答复”的方式处理。

比如,作为软件开发者,如果线上出现紧急bug,就必须果断放弃番茄钟,而对于电子邮件或即时通讯消息,则可以延迟处理,没有人会仅仅发送一封电子邮件,然后就希望马上得到回复。

这里,需要注意的一点是,琐事也不能暂用休息时间,比如回电子邮件或消息,要作为番茄钟活动来安排,而不是在休息时间进行。


番茄钟的25分钟不是固定的,在刚开始时,你可以先按照25分钟来,然后根据自身情况,适当缩短或延长时间,将时长调整到适合自己的位置。

最后,必须承认,不是所有人都适合番茄工作法,你也可能是不适合的那一个,不过请给自己一次机会,在仅就一面之缘时不要忙着否决它,去试一试,在给一切下一个结论。

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